想像你下個月要辦一場給小型企業的稅務講座。
有人剛報名，需要知道時間和觀看方式。講座前，你想提醒大家先整理常見文件，但不希望他們直接把報稅資料回信寄給你。講座結束後，有人只需要簡報，有人想預約記帳或稅務服務。
這些信每次都很像，內容又不能含糊。少寄一封，參加者可能找不到連結；寫得太隨便，又容易讓人誤以為一般說明就是針對個案的稅務建議。
這篇會用 Kit 示範稅務講座自動化，整理報名確認、一般文件提醒、會後資料和服務分流，也會特別說明哪些資料不適合放進電子報系統。
先看流程圖：這套設定實際怎麼跑
講座報名 Tag
一般文件提醒 Sequence
固定講座日＋服務興趣條件
衛教內容或人工諮詢
Sequence 寄信地圖：每封信要負責什麼
主旨不需要照抄，重點是每封信只負責一個任務，並把讀者當下最需要的資訊寫完整。
| 寄送時機 | 主旨方向 | 這封信的任務 | 必寫內容 |
|---|---|---|---|
| 報名後立即 | 報名成功＋講座範圍 | 先說清楚教育資訊的邊界 | 時間、連結、主題、非個別稅務建議聲明 |
| 活動前 1 天 | 明天可先準備的資料 | 讓問題更具體但不收敏感資料 | 資料類型清單、不要用 Email 傳個資的提醒 |
| 活動後 | 重點整理與需要協助的下一步 | 分開一般內容與專業服務 | 摘要、官方資源、人工諮詢入口與適用情況 |
先看本篇專屬的 Kit 示範
以下畫面是為這篇文章重新建立的 Kit Demo，不與其他文章共用。第一張顯示「稅務講座提醒與服務分流」Sequence；整個 Sequence 維持 Inactive，右側信件維持 Draft。
第二張顯示「DEMO｜稅務講座」Automation，以本篇專屬 Tag 進場並接到同一個 Sequence。畫面中的 Automation 維持 Inactive，訂閱者數為 0。
第三張將流程往下移，顯示2026 年 10 月 22 日固定日期與「想了解服務」Tag 條件，對應本文談到的日期或條件設定。
Kit 稅務講座自動化會用到哪些功能？
Sequence 是什麼？
Sequence 是預先排好時間的一組 Email。稅務講座可以用它寄報名確認、課前提醒和會後整理。
Visual Automation 是什麼？
Visual Automation 是流程路線圖。它決定報名者從哪裡進來、先收到哪組信，以及出現某個標記後要走到哪一條路。
Tag 和 Condition 是什麼？
Tag 是名單上的狀態標記，例如 稅務講座｜已報名、稅務講座｜想了解服務。Condition 則會檢查某人有沒有這個 Tag，再把他分到不同流程。
Tag 只適合記錄低敏感度的流程狀態。身分證字號、收入、稅籍資料、發票內容與完整申報文件，都不應該當成 Kit 的標籤或普通自訂欄位。
Kit 稅務講座 Email Sequence 要寫哪些信？
第一封：稅務講座報名確認
報名後立刻寄出，內容包括：
- 講座主題與適合對象
- 日期、時間和參加方式
- 這是一場一般性資訊分享
- 個案問題需要另外確認資料與服務範圍
第一封信可以設為 0 天後寄出，避免報名者等不到確認。
第二封：稅務講座前的文件準備提醒
這封信可以列一般準備方向，例如：
- 把想問的問題先寫下來
- 確認自己屬於公司、行號或個人工作者哪一種情況
- 整理目前使用的記帳方式
- 需要時，準備在安全管道中提供的文件清單
不要請參加者直接用 Email 回傳報稅文件，也不要在 Kit 表單蒐集完整個資。若服務確實需要敏感資料，應使用有適當權限與保護措施的安全上傳或客戶入口。
第三封：稅務講座當日提醒
活動當天寄參加連結、開始時間和客服聯絡方式即可。不要在信中塞入大量新資訊，否則真正重要的連結反而難找。
第四封：講座重點與官方資料
會後信可以整理講座重點，並附上主管機關的官方查詢入口。稅務期限、門檻和規定可能調整，寄出前要重新查證，不要把舊活動的數字直接複製到新一場。
第五封：服務了解與人工分流
有需要的人可以點選「了解記帳服務」或「詢問稅務諮詢」。這個點擊只表示對方願意進一步了解，還需要真人確認案件類型、資料完整度、利益衝突與服務範圍。
Kit 稅務講座 Visual Automation 怎麼設定？
步驟一：建立已報名 Tag
先用清楚的命名，例如 稅務講座｜已報名。若報名表單不在 Kit，要先確認整合是否會在成功報名後加上 Tag。
步驟二：加入稅務講座 Sequence
在入口下方按加號，選 Action，再選 Email sequence。接著選擇你為這次講座建立的那一組信。
這篇新截圖使用 DEMO｜稅務講座 專屬流程，Sequence、活動日期與服務分流都和本文一致。實作時再換成自己的講座日期、文件提醒與服務名稱。
步驟三：用 Date Event 接到活動日
固定日期活動可以加入 Date Event。日期到了，仍停在活動前段落的人會被拉到這個節點，再從後面的流程繼續。
每一場活動都要重新檢查日期與時區。不要複製舊 Automation 後只改標題，卻留下上一場的日期。
步驟四：用低敏感度訊號做服務分流
會後信裡可以放不同連結，讓讀者選擇：
- 想看記帳服務說明
- 想了解稅務諮詢方式
- 目前只需要講義
點擊可以加上相應 Tag，再用 Condition 分流。不需要把對方的營收、欠稅狀況或申報內容寫進 Tag 名稱。
稅務講座自動化有哪些資料安全界線？
Kit 適合放的資料
- 姓名與一般聯絡 Email
- 活動報名狀態
- 是否想了解某一種服務
- 已同意接收的內容分類
Kit 不適合放的資料
- 身分證、護照或稅籍號碼
- 收入、資產、銀行與信用卡資料
- 完整帳冊、發票或報稅文件
- 對個案的專業判斷與敏感備註
自動化的目標是安排溝通，不是把電子報工具變成客戶案件資料庫。
Kit 稅務講座自動化常見錯誤
把一般提醒寫成個案建議
同一封信寄給所有人，只能提供一般資訊。涉及個案適用性時，要先取得足夠資料，再由專業人員確認。
沿用過期的日期與規定
稅務資訊會變動。每次排程前都要重新查主管機關公告，文章與信件也要標示更新日期。
用 Email 收敏感文件
一般 Email 和電子報回覆不適合承載完整稅務文件。清楚告訴參加者安全提交方式，反而能減少來回補救。
Kit 稅務講座自動化 FAQ
Kit 可以拿來收報稅資料嗎？
這篇示範的是活動通知與服務分流，不建議把完整報稅資料、身分證件或財務文件存進 Kit。敏感資料要走適合的安全系統。
Kit 可以自動判斷參加者需要哪一種服務嗎？
它可以根據對方主動點選的選項整理興趣，不能完成專業判斷。真正的服務範圍仍要由會計師、記帳士或負責人確認。
稅務講座一定要用 Date Event 嗎？
如果活動有固定日期，而且有人可能在不同時間報名，Date Event 會比較好管理。若只是長期開放的常青內容，用一般 Sequence 間隔即可。
Kit 稅務講座自動化的重點
把報名確認、活動提醒和會後資料排好，可以減少每次重寄相同內容的時間。服務意願可以先用低敏感度 Tag 整理，再交回真人確認。
最重要的是資料邊界。Kit 用來安排信件和流程，個案稅務資料留在適合的安全系統裡。
如果你想找人一起看，你的獲客流程該先整理哪一段，可以預約免費 45 分鐘診斷諮詢。帶一段你一直在重做的工作來就好。
想先了解 Kit 的一般功能，可以閱讀 Kit／ConvertKit 中文教學。
Kit 官方教學文件
- 如何使用 Visual Automations
- 如何建立與寄送 Email Sequence
- Visual Automations 的 Events
- Visual Automations 的 Conditions
補充說明：如果你從文章裡的 Kit 專屬連結開始使用，我會收到一點點回饋，完全不會增加你的費用，這是平台額外給我的。
