Notion 專案管理模板下載|新手 PM 也能輕鬆上手,2024 免費工作模板分享

Notion 專案管理實戰案例|新手PM也能輕鬆上手,2024 免費模板分享

我過去在華碩電腦擔任產品經理的時候常常使用 Notion 管理多個專案,今天來跟大家分享我優化過後的 Notion 專案管理模板,包括怎麼定義需求、轉換需求到實際功能。

文章的最後,我也會分享免費專案管理模板給大家,就讓我們繼續看下去吧!

(近期我也會拍一部 Youtube 影片講解,如果有興趣的人歡迎訂閱追蹤我

先定義:做專案有哪些需求

做Notion前,先定義做專案有哪些需求

首先,我們要先來看看做專案有哪一些痛點需要解決。

根據之前我的工作經驗,做專案通常會有幾個痛點,如下:

  • 快速筆記:有時候會需要快速的紀錄一些筆記、一些會議記錄,所以我們需要一個功能是可以快速記錄,並進行分類。
  • 同時掌控多個專案的時間:每個專案的時間不一樣,所以我們需要一個功能是可以清楚的掌握每個專案時間和狀態。
  • 快速找到專案的資料:當我們同時有很多個專案時,要怎麼快速地找到需要的資料很重要,所以我們需要一個功能是可以快速的找到對應專案的資料。
  • 重點 deadline 提醒:有時候,我們有可能會忘記一些重要的 deadline,所以,我們需要一個功能可以清楚的標示每個deadline 。
  • 今天任務:安排每天的任務是很重要的,方便我們分配時間。所以,我們需要一個功能可以清楚的標示每天的工作項目。
  • 優先順序:當我們有許多任務的時候,有時候會依照他的重要性、還有緊急性,進行分類。所以,我們需要一個功能是可以幫我們清楚標示哪些是重要又緊急的,哪些是重要又不緊急的…等狀態。

製作功能:根據需求製作對應功能

接下來,我們將利用 Notion 的功能來建立專案內容:

做Notion模板前,要根據需求製作對應功能
  • 快速筆記:打開Notion,再打開新的頁面撰寫筆記,這樣有點太慢。所以,我會做一個按鈕,按一下就可以快速筆記。
  • 同時掌控多個專案的時間:通常我會想要看到一個行事曆裡面包含全部的專案時程,所以我會做一個時間總表,這個總表可以看到每個專案的時間、和他的狀態
  • 快速找到專案的資料:每一個專案都可以有自己的頁面,要找任何資料都可以到這裡找,包含會議記錄、專案成員名字分機和相關文件。所以,我會針對每一個專案設計一個頁面,同時將每個專案釘選在最上面
做Notion模板前,要根據需求製作對應功能
  • 重點 deadline 提醒:除了有重點 deadline 的通知,我還希望可以看到我這件事情是不是做完了。所以,我會針對這個功能加上 deadline 的時間,以及這件事情的 checkbox ,可以讓我知道哪些事情已做完不用擔心
  • 今天任務:除了可以安排每天的任務,我也希望可以很彈性將任何任務移動。所以,我會設計輸入任務後,可以輕易地移動任務,例如移動到隔天。
  • 優先順序:我想要一個總表,同時包含四個象限的內容,包含重要又緊急、重要又不緊急、不重要又緊急、不重要又不緊急這四個象限。所以,我會設計一個總表是可以看到所有的專案,又可以看到這四個象限的內容

動手囉!實際 Notion 專案管理模板案例分享

Notion實際專案管理模板分享

針對剛剛所提到的那些功能,我們就可以一步一步來做專屬於我們的專案管理模板。

以上就會是這個專案管理模板的完整頁面,如果喜歡的話可以看到最後,我會附上這個模板的連結,歡迎免費領取😀

請先閱讀【使用說明】

Notion模板 Database 分享

首先,這個模板是建立在資料庫 (database) 上運行,你所有的資料都要存在資料庫中

這個模板總共有四個資料庫:

  • 任務總表:控管所有任務的地方,若有任何任務、工作都會新增在這
  • 專案總管:控管所有專案的地方,所有的專案頁面都在這,例如專案A、專案B、專案C等等。
  • 筆記庫:控管所有筆記的地方,如果有任何想法、Idea,都會新增在這。
  • 會議紀錄:控管所有會議記錄的地方,如果有開會,新增的開會紀錄都會新增在這。

以上四個資料庫可以怎麼操作呢?

Notion 模板使用方式、教學

如何新增:點擊最上面快速按鈕,就可以依照資料庫加入了。

舉例來說,如果想要新增任務或工作,就點擊【快速加入任務】,右邊就會有視窗跳出來,將內容新增上去後,他就會自動連動新增到下方的database中了。

如何查看:可以從快速頁面上查看,或是直接滑到最底下的 Database,一個一個點入就可以看到了。

*為了方便,我將Database 設了一個快速頁面在上方,但記得不要動到他!

補充:同樣的按鈕跟database 會是一樣的 icon,方便你們進行對照。

舉例來說,如果想要新增筆記,就找寫字的 icon ,你可以看到【快速做筆記】的按鈕,和底下的【Database】,他們倆個的 icon 都是一樣的,這樣就代表沒選錯。

小技巧

好啦!如果都懂遊戲規則的話,我們就可以往下看這個模板怎麼解決這些痛點囉!

快速找到想要的東西

簡單說一下,頁面最上面可以讓你快速的做任何動作,例如查看資料、或是新增東西

當你想要新增任務、專案、筆記或是會議紀錄,就按左邊的快速按鈕。

想要查看任何東西,就按右邊的快捷頁面查看。

快速筆記和會議記錄

Notion模板可以快速筆記、寫會議紀錄

不只是PM,有許多工作都會需要快速筆記和會議紀錄,但如果身邊沒有紙筆怎麼辦?

直接打開Notion,點擊【快速做筆記】或是【快速會議紀錄】按鈕,右邊就會跳出視窗,可以讓你填寫內容、專案以及未來要做什麼動作。

不管是做筆記還是會議記錄,填寫後都會新增在筆記庫和會議記錄的database中。

*這邊的未來要做什麼動作,都是我 default設定的,如果你們有比較常用的動作也可以自己新增唷!

快速添加任務和專案

Notion模板可以快速添加任務

如果你突然被指派任務,但你當下沒辦法整理全部的資訊怎麼辦?

直接打開Notion,點擊【快速加入任務】按鈕,右邊就會跳出視窗,可以讓你填寫內容、專案、DL以及優先順序。

只要你是加入任務,填寫後都會新增在任務總表的database中。同理之,加入專案,填寫後就會新增在專案總管中。

個專案的時間管控

Notion模板可以管理多個專案時間、狀態

同時有很多個專案,我想要知道各自專案任務行程怎麼辦?

我整理了一個時間軸,他會是我的時間總表,這個總表可以看到每個專案的任務、優先順序等等。

我可以透過這個時間軸簡單看出,有哪些任務正在進行,他們各自的優先順序是怎麼樣,方便我做控管。

快速找到專案的資料

Notion模板可以了解各個專案的內容,快速找到專案的資料

這邊我設定每一個專案都有自己的頁面,要找任何資料都可以到這裡找,包含專案概要、該專案的任務列表、會議記錄、專案成員名字分機和相關文件。

簡單講解一下,這邊的任務總表就會是原本那個超大任務總表,但我用篩選器只篩出專案A的任務。

而會議記錄一樣也是,用篩選器篩出專案A相關的會議紀錄。

怎麼看自己的任務是不是都有選到專案?

大家在加入任務、會議紀錄相關的內容時,一定一定要記得選擇相對應的專案!

這樣才可以每個專案頁面才會顯示該有的內容!

如果我一時忘記選到專案怎麼辦?我可以去哪裡改?

我這邊為大家整理了一個檢查方式,請大家拉到最底下的database,點選【任務總表】,並點選上面的【尚未歸類】的tab。

這裡就可以看出所以沒填到專案的任務,在這裡你就可以檢查有哪些漏掉的孤兒,再一一補上專案就好囉!

重點 Deadline 提醒

Notion 模板可以設定重要deadline

除了有重點 deadline 的通知,我還希望可以看到我這件事情是不是做完了。

所以我這邊拉一個行事曆(只有一到五),我可以在這個行事曆看到所有即將到期的任務,以及他的優先順序。

另外我也想知道這件事情是不是還卡在我手上,所以我加上份內已做好的 checkbox ,可以讓我知道哪些事情我已做完,暫時沒有我的事情。

今日 to do list

Notion 模板可以設定今日 to do list

這裡我列出所有每日任務的列表,我使用To do list,除了可以安排每天的任務,也可以很彈性移動任何任務。

To do list 的好處就是可以隨意拖拉,所以如果我今天事情臨時做不完,我可以輕易地拉到隔天再做 (拖延症就是這樣產生的)。

優先順序

Notion 模板可以設定今日的優先順序

在此我設計一個總表,可以看到所有任務,同時我也設定每個子象限的列表,可以看出重要又緊急、重要又不緊急、不重要又緊急、不重要又不緊急這四個象限的任務會有哪些。

最後,我也同樣設定 checkbox 確認自己份內是否已經做好,這樣當我只要往下滑,看一下有哪些重要又緊急的事情,只要看到這個checkbox有打勾,我就暫時不用擔心了!

免費 Notion 模板領取

📢這 Notion 模板是完全免費的唷!

2024 年 Notion 專案管理模板連結👋

Notion模板領取教學

免費 Notion 專案管理模板領取

第一步:如果你沒有Notion的話,請先下載,並且註冊一個Notion帳號

第二步:打開上方模板連結,打開後不要點擊或編輯模板上的東西,請直接點擊右上角Duplicate(複製)

第三步:複製這個模板到你的Notion主頁,你可以稍等一下,左邊列表就會出現了

📌
請記得打開連結後千萬不要編輯模板上的東西,務必要直接複製再使用。

因為模板有使用按鈕這個功能,他需要開放編輯才可以分享給大家用

希望大家可以幫忙注意一下,不要讓下一個人複製到錯誤的版本~謝謝!

想要學更多的 Notion 小技巧?

說真的,我自己不是什麼 Notion 大神!
如果想要學習更多 Notion 的小技巧,我推薦大家可以參考雷蒙三十 生活黑客的課程

我之前也從他的網站學習很多關於 Notion 的新知識,受益良多
所以,如果你有一筆預算,想要認真好好學習他的課程的話,可以參考他在 Hahow 的課程:

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教學內容:從 0 開始,帶你活用 Notion 這套生產力神器。將筆記、日記、知識庫、時間管理與工作用專案管理做到完美整合,更協助你建構屬於自己的工作流和數位助理,而不只是套用別人的模版。

結論

經過今天的分享,希望大家對 Notion 有了更深入的了解!

今天我們跟大家分享談到了在打造Notion時,要先找到需求,再發想有哪些功能可以怎麼解決這些問題,進而打造自己的專屬模板。

希望這篇文章可以幫助大家。

未來我也會分享更多 Notion 實際應用的範例,請再繼續關注我囉

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信箱: tobiehuang@gmail.com

Youtube:https://www.youtube.com/@totos_talk

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