我過去在華碩電腦擔任產品經理的時候常常使用 Notion 管理多個專案，今天來跟大家分享我優化過後的 Notion 專案管理模板，包括怎麼定義需求、轉換需求到實際功能。
文章的最後，我也會分享免費專案管理模板給大家，就讓我們繼續看下去吧！
（近期我也會拍一部 Youtube 影片講解，如果有興趣的人歡迎訂閱追蹤我）
先定義：做專案有哪些需求
首先，我們要先來看看做專案有哪一些痛點需要解決。
根據之前我的工作經驗，做專案通常會有幾個痛點，如下：
- 快速筆記：有時候會需要快速的紀錄一些筆記、一些會議記錄，所以我們需要一個功能是可以快速記錄，並進行分類。
- 同時掌控多個專案的時間：每個專案的時間不一樣，所以我們需要一個功能是可以清楚的掌握每個專案時間和狀態。
- 快速找到專案的資料：當我們同時有很多個專案時，要怎麼快速地找到需要的資料很重要，所以我們需要一個功能是可以快速的找到對應專案的資料。
- 重點 deadline 提醒：有時候，我們有可能會忘記一些重要的 deadline，所以，我們需要一個功能可以清楚的標示每個deadline 。
- 今天任務：安排每天的任務是很重要的，方便我們分配時間。所以，我們需要一個功能可以清楚的標示每天的工作項目。
- 優先順序：當我們有許多任務的時候，有時候會依照他的重要性、還有緊急性，進行分類。所以，我們需要一個功能是可以幫我們清楚標示哪些是重要又緊急的，哪些是重要又不緊急的…等狀態。
製作功能：根據需求製作對應功能
接下來，我們將利用 Notion 的功能來建立專案內容：
- 快速筆記：打開Notion，再打開新的頁面撰寫筆記，這樣有點太慢。所以，我會做一個按鈕，按一下就可以快速筆記。
- 同時掌控多個專案的時間：通常我會想要看到一個行事曆裡面包含全部的專案時程，所以我會做一個時間總表，這個總表可以看到每個專案的時間、和他的狀態。
- 快速找到專案的資料：每一個專案都可以有自己的頁面，要找任何資料都可以到這裡找，包含會議記錄、專案成員名字分機和相關文件。所以，我會針對每一個專案設計一個頁面，同時將每個專案釘選在最上面。
- 重點 deadline 提醒：除了有重點 deadline 的通知，我還希望可以看到我這件事情是不是做完了。所以，我會針對這個功能加上 deadline 的時間，以及這件事情的 checkbox ，可以讓我知道哪些事情已做完不用擔心。
- 今天任務：除了可以安排每天的任務，我也希望可以很彈性將任何任務移動。所以，我會設計輸入任務後，可以輕易地移動任務，例如移動到隔天。
- 優先順序：我想要一個總表，同時包含四個象限的內容，包含重要又緊急、重要又不緊急、不重要又緊急、不重要又不緊急這四個象限。所以，我會設計一個總表是可以看到所有的專案，又可以看到這四個象限的內容。
動手囉！實際 Notion 專案管理模板案例分享
針對剛剛所提到的那些功能，我們就可以一步一步來做專屬於我們的專案管理模板。
以上就會是這個專案管理模板的完整頁面，如果喜歡的話可以看到最後，我會附上這個模板的連結，歡迎免費領取😀
請先閱讀【使用說明】
首先，這個模板是建立在資料庫 (database) 上運行，你所有的資料都要存在資料庫中
這個模板總共有四個資料庫：
- 任務總表：控管所有任務的地方，若有任何任務、工作都會新增在這
- 專案總管：控管所有專案的地方，所有的專案頁面都在這，例如專案A、專案B、專案C等等。
- 筆記庫：控管所有筆記的地方，如果有任何想法、Idea，都會新增在這。
- 會議紀錄：控管所有會議記錄的地方，如果有開會，新增的開會紀錄都會新增在這。
以上四個資料庫可以怎麼操作呢？
如何新增：點擊最上面快速按鈕，就可以依照資料庫加入了。
舉例來說，如果想要新增任務或工作，就點擊【快速加入任務】，右邊就會有視窗跳出來，將內容新增上去後，他就會自動連動新增到下方的database中了。
如何查看：可以從快速頁面上查看，或是直接滑到最底下的 Database，一個一個點入就可以看到了。
*為了方便，我將Database 設了一個快速頁面在上方，但記得不要動到他！
補充：同樣的按鈕跟database 會是一樣的 icon，方便你們進行對照。
舉例來說，如果想要新增筆記，就找寫字的 icon ，你可以看到【快速做筆記】的按鈕，和底下的【Database】，他們倆個的 icon 都是一樣的，這樣就代表沒選錯。
小技巧
好啦！如果都懂遊戲規則的話，我們就可以往下看這個模板怎麼解決這些痛點囉！
快速找到想要的東西
簡單說一下，頁面最上面可以讓你快速的做任何動作，例如查看資料、或是新增東西。
當你想要新增任務、專案、筆記或是會議紀錄，就按左邊的快速按鈕。
想要查看任何東西，就按右邊的快捷頁面查看。
快速筆記和會議記錄
不只是PM，有許多工作都會需要快速筆記和會議紀錄，但如果身邊沒有紙筆怎麼辦？
直接打開Notion，點擊【快速做筆記】或是【快速會議紀錄】按鈕，右邊就會跳出視窗，可以讓你填寫內容、專案以及未來要做什麼動作。
不管是做筆記還是會議記錄，填寫後都會新增在筆記庫和會議記錄的database中。
＊這邊的未來要做什麼動作，都是我 default設定的，如果你們有比較常用的動作也可以自己新增唷！
快速添加任務和專案
如果你突然被指派任務，但你當下沒辦法整理全部的資訊怎麼辦？
直接打開Notion，點擊【快速加入任務】按鈕，右邊就會跳出視窗，可以讓你填寫內容、專案、DL以及優先順序。
只要你是加入任務，填寫後都會新增在任務總表的database中。同理之，加入專案，填寫後就會新增在專案總管中。
多個專案的時間管控
同時有很多個專案，我想要知道各自專案任務行程怎麼辦？
我整理了一個時間軸，他會是我的時間總表，這個總表可以看到每個專案的任務、優先順序等等。
我可以透過這個時間軸簡單看出，有哪些任務正在進行，他們各自的優先順序是怎麼樣，方便我做控管。
快速找到專案的資料
這邊我設定每一個專案都有自己的頁面，要找任何資料都可以到這裡找，包含專案概要、該專案的任務列表、會議記錄、專案成員名字分機和相關文件。
簡單講解一下，這邊的任務總表就會是原本那個超大任務總表，但我用篩選器只篩出專案A的任務。
而會議記錄一樣也是，用篩選器篩出專案A相關的會議紀錄。
怎麼看自己的任務是不是都有選到專案？
大家在加入任務、會議紀錄相關的內容時，一定一定要記得選擇相對應的專案！
這樣才可以每個專案頁面才會顯示該有的內容！
如果我一時忘記選到專案怎麼辦？我可以去哪裡改？
我這邊為大家整理了一個檢查方式，請大家拉到最底下的database，點選【任務總表】，並點選上面的【尚未歸類】的tab。
這裡就可以看出所以沒填到專案的任務，在這裡你就可以檢查有哪些漏掉的孤兒，再一一補上專案就好囉！
重點 Deadline 提醒
除了有重點 deadline 的通知，我還希望可以看到我這件事情是不是做完了。
所以我這邊拉一個行事曆（只有一到五），我可以在這個行事曆看到所有即將到期的任務，以及他的優先順序。
另外我也想知道這件事情是不是還卡在我手上，所以我加上份內已做好的 checkbox ，可以讓我知道哪些事情我已做完，暫時沒有我的事情。
今日 to do list
這裡我列出所有每日任務的列表，我使用To do list，除了可以安排每天的任務，也可以很彈性移動任何任務。
To do list 的好處就是可以隨意拖拉，所以如果我今天事情臨時做不完，我可以輕易地拉到隔天再做 （拖延症就是這樣產生的）。
優先順序
在此我設計一個總表，可以看到所有任務，同時我也設定每個子象限的列表，可以看出重要又緊急、重要又不緊急、不重要又緊急、不重要又不緊急這四個象限的任務會有哪些。
最後，我也同樣設定 checkbox 確認自己份內是否已經做好，這樣當我只要往下滑，看一下有哪些重要又緊急的事情，只要看到這個checkbox有打勾，我就暫時不用擔心了！
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結論
經過今天的分享，希望大家對 Notion 有了更深入的了解！
今天我們跟大家分享談到了在打造Notion時，要先找到需求，再發想有哪些功能可以怎麼解決這些問題，進而打造自己的專屬模板。
希望這篇文章可以幫助大家。
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